Informativa privacy

Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, su quale base e quali diritti hai. Riguarda l'applicazione WorkPilot e questo sito.

1. Due ruoli diversi, e perché la differenza conta

WorkPilot tratta dati personali in due vesti, e quale delle due si applica decide a chi devi chiedere cosa.

Siamo titolari

per chi si registra e gestisce un'azienda su WorkPilot: il titolare dell'impresa e i responsabili. Dei loro recapiti, dei dati di fatturazione e dell'uso del servizio rispondiamo noi. Chiedi direttamente a noi.

Siamo responsabili del trattamento

per tutto ciò che un'azienda registra sul proprio personale: ore, foto della timbratura, posizioni, paghe, ferie, note spese. Di tutto questo il titolare è il datore di lavoro. Se sei un lavoratore e vuoi sapere perché il tuo datore registra qualcosa, chiedi a lui — e noi lo aiuteremo a risponderti.

2. Chi siamo

[LEGAL NAME], [ADDRESS], Italy, partita IVA [VAT NUMBER]. Per qualsiasi cosa contenuta in questa informativa, scrivi a privacy@wrkpilot.com.

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO). Non siamo un ente pubblico, non effettuiamo monitoraggio su larga scala e non trattiamo categorie particolari di dati su larga scala, quindi l'articolo 37 non lo richiede.

3. Cosa trattiamo, e perché possiamo

Il tuo account — nome, email, lingua, ruolo

Per darti un account e farti accedere. Base: esecuzione del contratto con la tua azienda.

La tua azienda — ragione sociale, indirizzo, partita IVA, valuta

Per identificare il cliente, fatturare correttamente e applicare il giusto trattamento IVA. Base: contratto e obbligo legale di tenuta delle scritture fiscali.

Fatturazione — abbonamento, pagamenti, fatture

Per incassare e rendicontare. Base: contratto e obbligo legale. I dati della carta sono gestiti da Stripe e non arrivano mai a noi.

Dati del personale — ore, turni, foto della timbratura, posizioni, paghe, ferie, note spese, messaggi

Trattati per conto del datore di lavoro, che decide le finalità. Base: quella che il datore di lavoro ha stabilito. Li trattiamo solo su sue istruzioni.

Dati tecnici — accessi, segnalazioni di errore, log di sicurezza

Per tenere il servizio funzionante e sapere quando si rompe. Le segnalazioni di errore contengono il messaggio, una traccia ridotta, la schermata in uso e l'identificativo utente — non il contenuto delle tue registrazioni. Base: nostro legittimo interesse a un servizio funzionante e sicuro.

4. Cosa non facciamo

• Non vendiamo dati personali, e non lo faremo mai.
• Non li usiamo per pubblicità e non utilizziamo alcun tracciatore pubblicitario o analitico. Per questo il sito non ha un banner cookie: gli unici cookie sono quelli che ti tengono connesso, e non richiedono consenso.
• Non usiamo i tuoi dati, né quelli dei tuoi lavoratori, per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Le analisi scritte nella dashboard sono generate su richiesta dai tuoi numeri e non vengono conservate dal fornitore per l'addestramento.
• Non costruiamo profili di persone, e nessuna decisione con effetti giuridici o similmente significativi viene presa automaticamente.

5. Dove sono conservati

I tuoi dati sono conservati a Zurich, Switzerland. La Svizzera non fa parte dello Spazio economico europeo, ma è coperta da una decisione di adeguatezza della Commissione europea, quindi non servono garanzie aggiuntive per il trasferimento.

Il nostro gestore dei pagamenti trasferisce alcuni dati negli Stati Uniti nell'ambito dell'EU-US Data Privacy Framework e delle clausole contrattuali tipo. Tutti gli altri fornitori tengono i dati in Europa. L'elenco completo è nella pagina dei sub-responsabili.

6. Chi altro li vede

Solo i fornitori che fanno funzionare il servizio, elencati nella pagina dei sub-responsabili, ciascuno vincolato da un contratto che gli impone gli stessi obblighi. Comunicheremo dati anche dove la legge lo imponga davvero — e dove potremo lecitamente dirti che ci è stato chiesto, te lo diremo.

7. Per quanto tempo

• Account e dati del personale: finché l'azienda usa WorkPilot, e novanta giorni dopo, perché possano essere recuperati o esportati.
• Fatture e scritture fiscali: dieci anni, come richiede la normativa fiscale italiana.
• Foto della timbratura: per il periodo impostato dal datore di lavoro, e non oltre la registrazione di presenza a cui appartengono.
• Log di errore e di sicurezza: novanta giorni.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere una copia dei tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o l'interruzione di un uso specifico, e la portabilità. Dove ci basiamo sul legittimo interesse, puoi opporti.

Scrivi a privacy@wrkpilot.com. Rispondiamo entro un mese. Se la richiesta riguarda i dati del personale, la trasmettiamo al tuo datore di lavoro, che ne è titolare, e lo aiutiamo a risponderti.

Se non sei soddisfatto puoi rivolgerti a un'autorità di controllo — in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, in Svezia Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), o l'autorità del Paese in cui risiedi.

9. Sicurezza

L'accesso ai dati di un'azienda è imposto nella banca dati stessa e non nascondendo schermate: un'azienda non può leggere i dati di un'altra, e all'interno di un'azienda un operaio non può aprire la scheda di un collega né vederne la paga. I dati sono cifrati in transito e a riposo, e l'accesso amministrativo è limitato a quanto serve per far funzionare il servizio.

Nessun sistema è inviolabile. Se si verifica una violazione con probabile rischio per le persone, notificheremo l'autorità di controllo entro settantadue ore e informeremo i clienti interessati senza ingiustificato ritardo.

10. Modifiche a questa informativa

Se la modifichiamo in modo sostanziale avviseremo i titolari degli account per email prima dell'entrata in vigore. La data di efficacia è in cima a questa pagina.